Zarządzenie Nr 9/2010 w sprawie przyjęcia zasad przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Lipiany na realizację zadań własnych gminy w 2010r.
Zarządzenie Nr 9 / 2010
Burmistrza Lipian
z dnia 27 stycznia 2010r.
w sprawie: przyjęcia zasad przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Lipiany na realizację zadań własnych gminy w 2010 roku.
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591, zm. z 2002r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558, Nr 113 poz. 984, Nr 153 poz. 1271, Nr 214 poz. 1806, z 2003r. Nr 80 poz. 717, Nr 162 poz. 1568.z2004r.Nr 102 poz. 1055, Nr 116 poz. 1203, z 2005r. Nr 172 poz. 1441, Nr 175 poz. 1457, z 2006r. Nr 17 poz. 128, Nr 181 poz. 1337, z 2007r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173 poz. 1218, z 2008r. Nr 180 poz. 1111, Nr 223 poz. 1458, z 2009r. Nr 52 poz.420, Nr 157 poz. 1241), w związku z uchwałą Nr XXXIII/271/2010 Rady Miejskiej w Lipianach z dnia 26 stycznia 2010 r., w sprawie: przyjęcia „Programu współpracy Gminy Lipiany z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2010”. zarządza się, co następuje:
§ 1. Przyjąć do stosowania „Zasady przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Lipiany na realizację zadań własnych gminy w 2010r.”, stanowiące załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzyć Sekretarzowi Gminy.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Lipian
inż. Krzysztof Ireneusz Boguszewski
Załącznik do Zarządzenia
Nr 9/2010 Burmistrza Lipian z dnia 27 stycznia 2010r.. ZASADY PRZYZNAWANIA I ROZLICZNIA DOTACJI Z BUDŻETU GMINY LIPIANY
NA REALIZACJĘ ZADAŃ WŁASNYCH W 2010 r. I. Ogólne zasady przyznawania dotacji.
i nie działające w celu osiągnięcia zysku, będące: a) osobami prawnymi, b) jednostkami nie posiadającymi osobowości prawnej utworzonymi na podstawie przepisów ustaw i mogącymi zgodnie z tymi ustawami ubiegać się o dotacje. · osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, · stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. 8. Przyznanie dotacji ma miejsce tylko w przypadku, wniesienia przez Dotowanego nie mniej niż 5 % wkładu własnego finansowego lub niefinansowego wkładu własnego (osobowego lub rzeczowego).
Poprzez pojęcie: · wkładu własnego finansowego - należy rozumieć niestanowiące dotacji, zaangażowane w realizację zadania środki, których dysponentem jest organizacja, · niefinansowego wkładu własnego osobowego (wolontariat) - należy rozumieć, odpowiadające świadczeniu pracy na rzecz realizowanego zadania, udokumentowane ochotnicze i bez wynagrodzenia, świadczenie członka organizacji lub wolontariusza na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, · niefinansowego wkładu własnego rzeczowego – należy rozumieć nie powodujące kosztów finansowych organizacji, udokumentowane wykorzystane na potrzeby realizacji zadania: zasoby rzeczowe organizacji lub Partnera. II. Oferta realizacji zadania publicznego. 1. Oferta konkursowa powinna być złożona kompletna i sporządzona zgodnie
z załącznikiem nr 1 do niniejszych Zasad. Druk oferty należy pobrać ze strony internetowej:www.bip.lipiany.pl i wypełnić najlepiej elektronicznie (na komputerze), w formacie i wzorze takim, w jakim został umieszczony na stronie. Oferta powinna zawierać: · szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji, · termin i miejsce realizacji zadania publicznego, · kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, · informację o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę w zakresie którego dotyczy zadanie, · informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych (wykwalifikowana
i doświadczona kadra) zapewniających wykonanie zadania, · informację o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł, · deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania. 2. Do oferty konkursowej należy dołączyć: · aktualny odpis z KRS lub innego rejestru dla podmiotów, które nie podlegają obowiązkowi wpisu do KRS (odpisy będą podlegały weryfikacji), · aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzających odpowiednio,
że Dotowany nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (ważność zaświadczeń do 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), · oświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami na rzecz budżetu Gminy (zgodnie
z załącznikiem nr 2 do niniejszych Zasad - ważność oświadczenia do 3 miesięcy, oświadczenie będzie podlegało weryfikacji), · sprawozdanie merytoryczne i finansowe tj.: bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, · umowę partnerską lub oświadczenie Partnera określające jego wkład finansowy lub niefinansowy w zadanie (w przypadku wskazania Partnera biorącego udział
w realizacji zadania). Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione zgodnie ze statutem
i KRS (innym rejestrem). Podpisy muszą być czytelne i opatrzone pieczęcią imienną lub drukowanymi literami (nie wystarczy parafowanie dokumentu). Wszelkie dokumenty powinny być złożone w postaci oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem i podpisane przez uprawnione osoby zgodnie ze statutem i KRS (innym rejestrem). 3. Ofertę konkursową na realizację zadania należy złożyć: a. w zamkniętej kopercie, b. z adnotacją KONKURS NA DOTACJE 2010 wraz z nazwą zadania, którego dotyczy konkurs oraz z klauzulą „NIE OTWIERAĆ”, c. w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia ukazania się ogłoszenia na stronie www.lipiany.pl, www.bip.lipiany.pl, na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Lipianach oraz w dzienniku lokalnym. d. w siedzibie Urzędu Miejskiego w Lipianach – w Sekretariacie pok. nr 18
ul. Plac Wolności 1 lub przesłać pocztą na adres Urzędu Miejskiego. O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu do Urzędu Miejskiego. Przykładowy opis koperty:
Uwaga: Oferty niekompletne co do wymaganego zestawu dokumentów oraz otrzymane po terminie, nie będą rozpatrywane.
4. Dopuszcza się składanie przez jeden podmiot kilku ofert w konkursie. Podmioty, które składają kilka ofert w konkursie, powinny złożyć każdą ofertę w odrębnej kopercie z odrębnym kompletem załączników.
III. Procedury oceny i wyboru wniosków.
1. Konkurs składa się z dwóch etapów i jest przeprowadzany przez komisję konkursową powołaną do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia konkursów na udzielenie dotacji z budżetu Gminy na realizację zadań własnych gminy w 2010 roku:
a. w skład komisji wchodzi: 3 Pracowników Urzędu Miejskiego, 4 przedstawicieli Rady Miejskiej,
b. członkowie komisji nie mogą być członkami podmiotu, który ubiega się
o dotację w ramach zadania rozpatrywanego przez tę komisję - co członkowie komisji poświadczają pisemnym oświadczeniem zgodnie z załącznikiem nr 8. 2. W pierwszym etapie komisja konkursowa: a. otwiera koperty z ofertami, b. stwierdza liczbę złożonych ofert w danym zadaniu, c. ustala, które z ofert spełniają wymagane warunki formalne zgodnie z kartą oceny wniosku (załącznik nr 3), uwzględniając kryteria formalne obowiązkowe i możliwe do uzupełnienia, d. odrzuca oferty niespełniające warunków formalnych obowiązkowych zgodnie z kartą oceny wniosku (załącznik nr 3), e. wzywa do uzupełnienia w ciągu 3 dni kryteriów możliwych do uzupełnienia, takich jak: · brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem wymaganych załączników, · brak daty i odpowiednich podpisów osób uprawnionych przy potwierdzeniu
za zgodność z oryginałem wymaganych załączników, · brak któregoś z załączników dotyczących sprawozdania merytorycznego
i finansowego za rok 2008. f. w terminie do 10 dni roboczych od dnia otwarcia kopert publikuje na www.lipiany.pl lub www.bip.lipiany.pl listę zawierającą oferty ocenione pozytywnie i oferty odrzucone ze względu na nie spełnienie wymogów formalnych, podając ich przyczynę. 3. W drugim etapie konkursu komisja konkursowa: a. analizuje merytoryczną zawartość ofert na podstawie karty oceny wniosku stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszych Zasad, b. wybiera oferty najkorzystniejsze i decyduje o wysokości środków przyznanych
na realizację zadania Gminy zgodnie z procedurą zawartą w pkt. od 4 do 7. 4. Wnioski będą analizowane i oceniane przez komisję konkursową pod względem formalnym
i spełnienia wymogów stawianych wobec podmiotów ubiegających się o dotacje oraz pod względem merytorycznym na podstawie Karty oceny wniosku w konkursie na realizację zadań własnych gminy w 2010r., stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszych Zasad.
W ramach tej oceny komisja dysponuje maksymalnie 160 punktami. Za najkorzystniejsze uznaje się oferty, które otrzymały kolejno największą liczbę punktów. 5. Na podstawie rankingu najlepiej ocenionych wniosków sporządza się listę Dotowanych
z wysokością środków przyznanych na realizację zadania Gminy. Listę tę sporządza się do wyczerpania środków, uchwalonych w budżecie Gminy na rok 2010, w danym zadaniu. 6. W przypadku przyznania dotacji szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone
w umowie na wykonanie zadania publicznego, której integralną część stanowi oferta. 7. W przypadku przyznania dotacji mniejszej niż wnioskowana, Dotowany dokonuje korekty oferty polegającej na dostosowaniu zakresu merytorycznego oraz finansowego zadania
do realnie przyznanej dotacji. Korektę sporządza się zgodnie z załącznikiem nr 4 Zasad „Protokół uzgodnień”. Protokół uzgodnień jest zatwierdzany przez członków komisji konkursowej oraz Dotowanego i stanowi wraz z ofertą integralną cześć umowy. IV. Procedura informowania o wynikach konkursu oraz wysokości przyznanej dotacji. 1. Z przebiegu konkursu sporządza się protokół, który stanowi integralną część dokumentacji. 2. Protokół, o którym mowa, zawiera: · imiona i nazwiska członków komisji konkursowej, · liczbę zgłoszonych ofert, w tym ofert spełniających warunki określone w niniejszych Zasadach oraz ofert odrzuconych, · wskazanie ofert najkorzystniejszych, z uwzględnieniem kwot przyznanych dotacji oraz ustosunkowaniem się do spełnienia przez oferenta wymogów, · wzmiankę o odczytaniu protokołu, · podpisy członków komisji konkursowej, · karty oceny projektu jako załącznik do protokołu. 3. Na podstawie protokołu sporządza się informację o wynikach konkursu zawierającą: nazwę podmiotu, informację o przyznaniu dotacji lub nieprzyznaniu dotacji, nazwę zadania, kwotę przyznanej dotacji. 4. Protokół wraz z informacją o wynikach konkursu przedstawia się do zatwierdzenia Burmistrzowi Lipian. 5. Zatwierdzone przez Burmistrza Lipian wyniki konkursu ogłasza się poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Lipianach w terminie do 15 dni od dnia zakończenia postępowania konkursowego oraz na www.lipiany.pl i stronach www.bip.lipiany.pl. V. Zasady rozliczania dotacji. A: Ogólne zasady rozliczania: 1. Zgodnie z zawartą umową (wsparcie lub powierzenie) realizacji zadania zleconego w ramach otwartego konkursu ofert, Dotowany jest zobowiązany do wykorzystania środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową, a w szczególności zgodnie z ofertą lub protokołem uzgodnień, które stanowią jej integralną część. 2. Ze środków budżetu Gminy Lipiany pokrywane będą jedynie niezbędne koszty związane BEZPOŚREDNIO z realizacją zadania, w tym m. in.: a) koszty osobowe zarządzania i obsługi projektu (w tym, np.: kierowanie projektem, koordynacja, księgowość – jednakże w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu, jak również osób zatrudnionych specjalnie na potrzeby projektu. (Uwaga: fakt ten należy potwierdzić odpowiednimi listami obecności oraz kartami czasu pracy dokumentującymi wykonywane czynności), b) koszty ponoszone w związku z pracą osób merytorycznie zaangażowanych
w realizację projektu (w tym, np.: trenerów, ekspertów, specjalistów realizujących zadania
– jednakże w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu,
jak również osób zatrudnionych specjalnie na potrzeby projektu potwierdzone odpowiednią umową, kartami doradczymi, listami obecności, itp.), c) koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu (w tym, np. materiały szkoleniowe, wynajem sali, wynajem niezbędnego sprzętu, przewóz osób, zakwaterowanie, wyżywienie, zakup sprzętu i wyposażenia nie będącego środkiem trwałym), d) koszty funkcjonowania organizacji związane ściśle z realizacją projektu – w stosownej części, przypadającej na dany projekt (w tym, np. opłaty za telefon/faks, opłaty pocztowe, czynsz, CO – potwierdzone odpowiednim wydzieleniem tych kosztów na potrzeby projektu w taki sposób, który umożliwia ich identyfikację), e) wyjazdy służbowe osób zaangażowanych w realizację projektu, f) wydatki związane z działaniami promocyjnymi projektu (w tym, m. in. plakaty, ulotki, ogłoszenia prasowe itp. Uwaga – materiały te w szczególności powinny zawierać informacje wskazane w pkt. B-4.1 tego rozdziału), g) podatek VAT (pod warunkiem, gdy w żaden sposób nie będzie mógł zostać odzyskany przez Dotowanego. Sama możliwość odzyskania podatku VAT dyskwalifikuje taki wydatek jako koszt kwalifikowany). 3. Do wydatków, które nie mogą być finansowane, należą wydatki nie odnoszące się jednoznacznie do projektu, w tym m. in.: a) zakup nieruchomości, b) rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań, c) odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań, d) wydatki już finansowane z innych źródeł niż określone przez Dotowanego, e) nagrody dla pracowników, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej. 4 Konsekwencją rażących uchybień w realizacji zapisów umowy, a w szczególności
w wydatkowaniu i rozliczaniu dotacji, na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych, może być zwrot części lub całości przyznanej dotacji wraz z odsetkami za każdy dzień zwłoki, w wysokości określonej, jak dla zaległości podatkowych, licząc od daty przekazania środków. B: Dowody realizacji zadania. 1. Realizację zadania dokumentuje się poprzez dowody: · Księgowo-finansowe – dokumentujące wydatkowanie środków pochodzących
z dotacji oraz wkładu własnego finansowego, · Umowy Partnerskie, Porozumienia Wolontariackie, Oświadczenia Partnera
– dokumentujące wkład własny niefinansowy rzeczowy lub osobowy, · Materiały dokumentujące merytoryczne działania oraz rezultaty tych działań. Księgowo-finansowe: 2. Wszystkie dowody księgowe wydatków finansowych poniesionych z dotacji muszą zostać wystawione w okresie realizacji zadania zgodnie z umową (nie wcześniej niż od daty zawarcia umowy i nie później niż do daty zakończenia realizacji zadania). Dowody księgowe powinny być rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem. 2.1 Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią Dotowanego oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: · z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta, · w ramach jakiego projektu została wydatkowana i zgodnie z jaką umową, · jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności zgodnie z harmonogramem projektu, · informację o zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych, · odpowiednie dla Dotowanego zapisy księgowe potwierdzające zaksięgowanie dokumentu. Przykładowy opis: „Kwotę 100,00 zł wydatkowano z dotacji Urzędu Miejskiego w Lipianach
w ramach realizacji projektu pn.: „Zielona Szkoła”, zgodnie z umową Nr 3 z dnia 15.01.2008 r. Środki wydatkowano na realizację działania 6.2 projektu: przewóz osób w ramach wycieczki do Krakowa. Wydatek zrealizowano zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych art. ..”
Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za realizację projektu oraz zatwierdzona przez osoby odpowiedzialne za sprawy finansowe Dotowanego, zgodnie z jej wewnętrznymi zasadami zatwierdzania dokumentacji finansowej w organizacji. Umowy Partnerskie, Porozumienia Wolontariackie, Oświadczenia Partnera: 3. Wkład własny niefinansowy (osobowy lub rzeczowy) zaangażowany w realizację zadania może być wkładem realizującego zadanie lub jego Partnera i może zostać rozliczony tylko na podstawie: a. umowy użyczenia (wkład rzeczowy), b. oświadczenia Dotowanego o wykorzystywanych w realizacji zadania zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną (wkład rzeczowy), c. umowy partnerskiej (wkład rzeczowy i osobowy), d. porozumienia wolontariackiego (wkład osobowy), wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszych Zasad, e. oświadczenia osoby wykonującej usługi na rzecz Dotowanego wraz
z aktualną wyceną świadczonych usług potwierdzone przez wykonawcę
i Dotowanego (wkład osobowy), Każdy z w/w dokumentów (umowa, oświadczenie) może dotyczyć tylko jednego projektu
i zawierać dokładne dane dot. daty zawarcia/wystawienia, numeru dokumentu, rodzaju
i zakresu wsparcia w realizacji zadania, wartości wnoszonego wkładu rzeczowego, danych pozwalających na identyfikację Partnera (np. NIP, KRS, REGON). Dokumenty muszą podpisać osoby do tego uprawnione. Materiały dokumentujące merytoryczne działania oraz rezultaty tych działań: 4. Działania merytoryczne odzwierciedlające harmonogram projektu oraz rezultaty zadeklarowane w ofercie lub protokole uzgodnień należy dokumentować poprzez: · Listy obecności potwierdzone przez uczestnika własnoręcznym podpisem, notatki
ze spotkań, harmonogramy szkoleń, seminariów, zajęć, wycieczek, oświadczenia
o odbiorze nagród, korzystaniu z noclegu, przewozu osób, itp., · Strony internetowe, prezentacje komputerowe, zdjęcia, filmy itp., · Ulotki, plakaty, roll-up, gadżety marketingowe itp., · Artykuły prasowe, internetowe, audycje radiowe i TV. 4.1 Materiały dokumentujące merytoryczne działania winny posiadać informację o nazwie realizowanego projektu, podmiocie realizującym projekt oraz informację: „Projekt finansowany przy udziale środków Urzędu Miejskiego w Lipianach”. C: Sprawozdanie. 1. Sprawozdanie składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą na adres Urzędu Miejskiego w Lipianach, na załączonym do umowy druku Sprawozdania
z realizacji zadania (zgodnie z załącznikiem nr 7 do niniejszych Zasad), w terminie określonym w umowie. W przypadku nie przedłożenia sprawozdania końcowego w terminie określonym
w umowie, Dotowany zobowiązany jest do zwrotu dotacji w całości, wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych (licząc od dnia przekazania środków z budżetu, patrz pkt. „D: Zwrot dotacji, rozwiązanie umowy, kontrola realizacji zadania”). 2. Sprawozdanie podzielone jest na dwie części: merytoryczną (opisową) i finansową. Opis musi zawierać szczegółowe informacje o zrealizowanych działaniach, zgodnie z ich układem zawartym w ofercie lub Protokołem uzgodnień, które były podstawą przygotowania umowy.
W opisie konieczne jest uwzględnienie m.in. wszystkich planowanych działań, zakresu w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji (zarówno
w zakresie, jak i harmonogramie realizacji zadań). Dodatkowo, w opisie należy uwzględnić informację o wskaźnikach odpowiadających osiągniętym rezultatom realizacji zadania. 3. Zgodnie z umową, pozycja wydatków finansowana z dotacji wykazana w sprawozdaniu, zostanie uznana za zgodną z kosztorysem, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie lub zmniejszenie o więcej niż 5%. Oznacza to, że jeżeli Dotowany wygeneruje oszczędności w wydatkowaniu dotacji w danej pozycji, może dokonać przesunięcia nie powodującego jej zwiększenia lub zmniejszenia o więcej niż 5% wartości tej pozycji, wynikającej z kosztorysu. 4. Dotowany jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym wskazanym
w umowie i w kosztorysie stanowiącym załącznik do umowy, a wielkością przyznanej dotacji. W trakcie realizacji zadania stosunek środków własnych do dotacji nie może co do zasady ulec zmniejszeniu. Jednocześnie nie ma żadnych ograniczeń co do podniesienia, zaangażowanych w zadanie, środków własnych. 5. Do sprawozdania należy załączyć: a. kserokopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem i podpisane przez uprawnione osoby) wszystkich faktur/rachunków/umów/porozumień/oświadczeń/innych dokumentów, które zostały opłacone w całości lub części ze środków pochodzących
z dotacji. W celu czytelnej identyfikacji poniesionych kosztów oraz dowodów potwierdzających ich wydatkowanie pozycje kosztorysu zamieszczone w ofercie, powinny być odpowiednio odzwierciedlone w pozycjach kosztorysu, zawartych
w sprawozdaniu oraz analogicznie – w zestawieniu faktur i rachunków, b. kopię dowodu wpłaty (przelewu) niewykorzystanej kwoty dotacji na konto Dotującego, c. dodatkowe materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również dokumentować konieczne działania prawne (kopie umów cywilno-prawnych), kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych). UWAGA: Oryginały wszystkich faktur, rachunków, umów, porozumień, oświadczeń i innych dokumentów, które dokumentują wkład własny finansowy i niefinansowy należy okazać na żądanie Dotującego. D: Zwrot dotacji, rozwiązanie umowy, kontrola realizacji zadania.
w przypadku: a) wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, b) nieterminowego lub nienależytego wykonywania umowy, w tym w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania, stwierdzonego na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych, c) przekazania przez Dotowanego części lub całości dotacji osobie trzeciej, pomimo, iż nie przewiduje tego umowa, d) odmowy poddania się kontroli przez Dotującego, bądź w terminie określonym przez Dotującego, nie doprowadzenie do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 5. Rozwiązując umowę, Dotujący określi kwotę dotacji podlegającej zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, o których mowa powyżej, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji Dotowanemu, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer konta, na które należy dokonać wpłaty. 6. Kontrola wykonania całości zadania może zostać przeprowadzona także, po zakończeniu jego realizacji. Załączniki: 1. Oferta organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/jednostki organizacyjnej* realizacji zadania publicznego, 2. Oświadczenie o niezaleganiu z płatnościami, 3. Karta oceny wniosku w konkursie na realizację zadań własnych gminy w 2010 r., 4. Protokół uzgodnień do oferty, 5. Wzór Porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych, 6. Sprawozdanie częściowe/końcowe z wykonania zadania publicznego, 7. Oświadczenie członka komisji. Załącznik nr 1 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. ......................................................... ............................................... (pieczęć organizacji pozarządowej* (data i miejsce złożenia oferty) /podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) OFERTA ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ*/ PODMIOTU*/JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ* REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO .................................................................................................................................... (proszę podać pełną nazwę obszaru oraz działania) w okresie od ..................................... do ...................................................... składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.) W FORMIE POWIERZENIA WYKONYWANIA ZADANIA* WSPIERANIA WYKONANIA ZADANIA* PRZEZ Burmistrza Lipian WRAZ Z WNIOSKIEM O PRZYZNANIE DOTACJI ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH W KWOCIE ............................................................................... I. Dane na temat organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej* 1) pełna nazwa: ........................................................................................................................................ 2) forma prawna: ........................................................................................................................................ 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym rejestrze* ......................................................................................... 4) data wpisu , rejestracji lub utworzenia .......................................................................................... 5) nr NIP _ _ _ - _ _ - _ _ - _ _ _ nr REGON _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6) dokładny adres: miejscowość .................................................ul. ............................................................ gmina ......................................................., powiat ………….......................................... województwo......................................................... 7) tel. ....................................................................... faks.............................................. e-mail: ...................................................... http:// ………................................................ 8) nazwa banku i numer rachunku ………………………….................................................................................................... ........................................................................................................................................ 9) nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania publicznego ........................................................................................................................................ …………………………………………………………………………………….................... 10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki bezpośrednio wykonującej zadanie, o którym mowa w ofercie ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu kontaktowego) ........................................................................................................................................ 12) przedmiot działalności statutowej:
13) jeżeli organizacja pozarządowa*/ podmiot*/ jednostka organizacyjna*/ prowadzi działalność gospodarczą:
a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców: ……………………………………………
b) przedmiot działalności gospodarczej
II. Opis zadania.
1. Nazwa zadania.
2. Miejsce wykonywania zadania.
3. Cel zadania.
4. Szczegółowy opis zadania /spójny z kosztorysem/.
5. Harmonogram planowanych działań /z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia/ wraz
z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów/.
6. Zakładane rezultaty realizacji zadania.
III. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania.
1. Całkowity koszt zadania:.........................................................[.................................]
2. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów
3. Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu:
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
IV. Przewidywane źródła finansowania zadania:
1.
2. Informacja o uzyskanych przez organizacje od sponsorów, środkach prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych.*
Uwaga w przypadku posiadania środków własnych pochodzących z dotacji innego podmiotu niż Urząd Miejski w Lipianach proszę podłączyć dokument potwierdzający przyznanie tej dotacji.
3. Rzeczowy /np. lokal, sprzęt, materiały/ oraz osobowy /np. wolontariusze/ wkład własny nie finansowy w realizację zadania z szacunkową wyceną. W przypadku wkładu własnego nie finansowego Partnera należy go wykazać w poz. V.1 niniejszej oferty oraz przedstawić stosowną umowę partnerską lub oświadczenie Partnera, z których wynikają jednoznacznie zobowiązania Partnera.
V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania.
1. Partnerzy biorący udział w realizacji zadania /ze szczególnym uwzględnieniem administracji publicznej/.
2. Zasoby kadrowe – przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania /informacje
o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadań oraz o kwalifikacjach wolontariuszy/. 3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań podobnego rodzaju /ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną/.
4. Informacja o tym, czy oferent przewiduje korzystanie przy wykonaniu zadania
z podwykonawców /określenie rodzaju podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania/.
Oświadczam(-my), że:
1) proponowane zadanie w całości mieści się w zakresie działalności naszej organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/jednostki organizacyjnej*/,
2) w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie*/niepobieranie* opłat od adresatów zadania,
3) organizacja pozarządowa*/ podmiot*/ jednostka organizacyjna*/ jest związana(-ny) niniejszą ofertą przez okres do dnia ...............................,
4) wszystkie podane w ofercie informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym.
(pieczęć organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*)
........................................................................................................................................
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*) Załączniki i ewentualne referencje: 1. Aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących. 2. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, 3. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, 4. Oświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami wobec budżetu gminy Lipiany 5. Sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok 2009 /bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, sprawozdanie merytoryczne/, 6. Umowa partnerska lub oświadczenie Partnera /w przypadku wskazania w pkt V.1. Partnera/.* 7...................................................................................................................................... 8...................................................................................................................................... Poświadczenie złożenia oferty
Adnotacje urzędowe (nie wypełniać)
___________
* Niepotrzebne skreśl
Załącznik nr 2 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. Lipiany, dn. .......................................... ........................................................... pieczęć organizacji pozarządowej*/podmiotu*/ jednostki organizacyjnej OŚWIADCZENIE O NIE ZALEGANIU Z PŁATNOŚCIAMI Zarząd .........................................................................................................................................
z siedzibą w .................................................................................................................................
w związku z ubieganiem się o dotację z budżetu Gminy Lipiany na realizację zadania w roku 2010 oświadcza, iż nie zalegam z żadnymi opłatami w stosunku do budżetu gminy Lipiany. Niniejsze oświadczenie, przedkłada się jako załącznik do oferty-wniosku na dotację z budżetu Gminy Lipiany. Za Zarząd: Załącznik nr 3 do Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. Karta oceny wniosku w konkursie na realizację zadań własnych gminy w 2010 r., W zadaniu: ………………………………………………... …… Nr ……………….
Lipiany, dnia …………………….
Podpisy Członków Komisji: Załącznik nr 4 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. PROTOKÓŁ UZGODNIEŃ do oferty nr …….. w zadaniu: ………………………………………………………………… zawarty w dniu: ……………………………………………… W związku z przyznaniem dotacji dla ……………………………………………………………………… w wysokości …………………………………… na realizację zadania pn.: ……………………………………………………………………………………. ustala się: 1. Termin realizacji zadania od ………………….. do ………………….. 2. Harmonogram planowanych działań /z podaniem terminów ich rozpoczęcia
i zakończenia/ wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów/.
3. Zakładane rezultaty realizacji zadania.
4. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania.
5. Przewidywane źródła finansowania zadania.
6. Informacja o uzyskanych przez organizacje od sponsorów, środkach prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych.*
7. Rzeczowy /np. lokal, sprzęt, materiały/ oraz osobowy /np. wolontariusze/ wkład własny niefinansowy w realizację zadania z orientacyjną wyceną.
Niniejszy Protokół stanowi załącznik do umowy na realizację zadania, a zarazem podstawę do rozliczenia realizacji tego zadania.
(pieczęć organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*)
........................................................................................................................................
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*)
Podpisy Komisji:
Załącznik nr 5 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy i powiatu w 2010 r. -WZÓR- POROZUMIENIE O WYKONYWANIU ŚWIADCZEŃ WOLONTARYSTYCZNYCH[1] zawarte w dniu ....................................... w …………................................. pomiędzy : ..................................................................................................................................... z siedzibą w ..................................................., KRS nr ……….................., reprezentowanym przez ............................................................................................................... zwanym dalej Korzystającym, a .............................................. legitymującym się dowodem osobistym nr ....................., PESEL ................................, zamieszkałym ............................................................, zwanym dalej Wolontariuszem. Wstęp Korzystający oświadcza, że jest podmiotem na rzecz którego zgodnie z art. 42 ust. 1 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm..) mogą być wykonywane świadczenia przez wolontariuszy. Wolontariusz oświadcza, że posiada kwalifikacje i spełnia wymagania niezbędne do wykonywania powierzonych niżej czynności. Mając na względzie ideę wolontariatu, u podstaw której stoi dobrowolne, bezpłatne wykonywanie czynności, a także biorąc pod uwagę charytatywny, pomocniczy i uzupełniający charakter wykonywanych przez wolontariuszy świadczeń Strony porozumienia uzgadniają, co następuje: § 1 1. Korzystający powierza wykonywanie Wolontariuszowi, a Wolontariusz dobrowolnie podejmuje się wykonania na rzecz Korzystającego następujących czynności: ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 2. Czynności, o których mowa wyżej będą wykonywane w obecności[2] ...................
w następujący sposób: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ § 2 1. Strony Umowy uzgadniają, że czynności określone w § 1 będą wykonywane
w okresie od ....................... do ....................... . 2. Miejscem wykonywania czynności będzie ............................................................... § 3 Z uwagi na charakter i ideę wolontariatu: 1. Wolontariusz jest obowiązany wykonywać uzgodnione czynności osobiście. 2. Wolontariusz za swoje czynności nie otrzyma wynagrodzenia. § 4[3] 1. Korzystający zobowiązuje się zapewnić Wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania przez niego świadczeń. 2. Korzystający na czas wykonywania świadczeń przekazuje Wolontariuszowi następujące środki ochrony indywidualnej: .................................................................................................................................................................................................................................................................... § 5[4] Korzystający zobowiązuje się pokrywać niezbędne koszty ponoszone przez Wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz Korzystającego
w następujący sposób: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ § 6[5] Korzystający ma obowiązek ubezpieczyć wolontariusza od następstw nieszczęśliwych wypadków. §7[6] Korzystający zapewnia wolontariuszowi ubezpieczenie zdrowotne, w terminie ........ dni od dnia zawarcia porozumienia. §8[7] Korzystający pokrywa, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet Wolontariusza. § 9 Wolontariusz zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku
w wykonywaniem świadczeń na rzecz Korzystającego, a które stanowią tajemnicę Korzystającego. Dotyczy to w szczególności informacji związanych z: a) ................................................................................................................................. b) .................................................................................................................................; c) .................................................................................................................................. § 10 1. Porozumienie może być rozwiązane przez każdą ze Stron za ..... dniowym wypowiedzeniem; 2. Porozumienie może być rozwiązane przez każdą ze Stron bez wypowiedzenia
z ważnych przyczyn. 3. Za ważne przyczyny Strony uznają w szczególności: a) ............................................................................................................................; b) ............................................................................................................................; c) ............................................................................................................................; § 11 Za wyrządzone szkody Strony odpowiadają na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym. § 12 W sprawach nieuregulowanych przepisami Ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie lub niniejszym Porozumieniem zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. § 13 Wszelkie zmiany Porozumienia będą dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. § 14 Spory wynikłe ze stosowania umowy rozstrzyga Sąd powszechny w trybie postępowania cywilnego. § 15 1. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron; 2. Wolontariusz może w każdym czasie domagać się wydania przez Korzystającego pisemnego zaświadczenia o wykonaniu świadczeń przez Wolontariusza. Zaświadczenie to powinno zawierać informację o zakresie wykonywanych świadczeń. Korzystający: Wolontariusz: SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE*/KOŃCOWE*) z wykonania zadania publicznego ......................................................... (proszę podać pełną nazwę obszaru oraz działania) w okresie od ........... do ............, określonego w umowie nr .............., zawartej w dniu .............................................................., pomiędzy Burmistrzem Lipian a …………………………................................................................... (nazwa organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) Data złożenia sprawozdania: ..................... Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli nie
– dlaczego?
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców.
3. Liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania, /należy użyć tych samych miar, które były zapisane w ofercie realizacji zadania, w części II pkt 5/.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków.
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł).
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania.
Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu:
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
2 a. Rozliczenie wkładu własnego nie finansowego (rzeczowy/osobowy).
3. Zestawienie faktur (rachunków).
Część III. Dodatkowe informacje.
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Załączniki:
1. ............................................................
2. ............................................................
3. ............................................................
4. ............................................................
5. ............................................................
Oświadczam(-my), że:
1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*,
2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym
i faktycznym, 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione. (pieczęć organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) Poświadczenie złożenia sprawozdania.
Adnotacje urzędowe (nie wypełniać).
______________
* Niepotrzebne skreślić.
Załącznik nr 8 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. Lipiany, ………….....2010r. Komisja Konkursowa 2010
w zadaniu: ……………………………………………………………….. OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI Imię i nazwisko………………………………………………………………………………………………….
reprezentujący w komisji: ………………………………………………………………………………………... Ja niżej podpisany oświadczam, że nie jestem członkiem podmiotu, który ubiega się
o dotację w ramach zadania rozpatrywanego przez tę komisję. ………………………………………… Data i podpis
[1] Wzór przygotowany w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. Nr 96, poz. 873) [2] Postanowienie fakultatywne [3]Ust. 2 jest postanowieniem obligatoryjnym; na podstawie art. 45 ust. 1, pkt. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [4]Postanowienie obligatoryjne; na podstawie art. 45 ust 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [5]Jeżeli wolontariusz wykonuje świadczenie przez okres nie dłuższy niż 30 dni (na podstawie art. 46 ust, 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). [6]Postanowienie fakultatywne; na podstawie art. 46 ust 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [7] Wolontariusz może, w formie pisemnej, zwolnić Korzystającego w całości lub w części z tych obowiązków
Nr 9/2010 Burmistrza Lipian z dnia 27 stycznia 2010r.. ZASADY PRZYZNAWANIA I ROZLICZNIA DOTACJI Z BUDŻETU GMINY LIPIANY
NA REALIZACJĘ ZADAŃ WŁASNYCH W 2010 r. I. Ogólne zasady przyznawania dotacji.
- Niniejszy tryb postępowania opracowany został w oparciu o przepisy ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.).
- Dofinansowanie realizacji zadań odbywa się na podstawie umowy zawartej z podmiotem na realizację zadania wyłonionym w drodze otwartego konkursu ofert, zgodnym z zadaniami
w „Programie współpracy Gminy Lipiany z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2010” przyjętego uchwałą Rady Miejskiej nr XXXIII/271/2010 w dniu 26 stycznia 2010 r.
- Okres realizacji zadań rozpoczyna się dnia 1.01.2010 r. i kończy dnia 31.12.2010 r.
- Jako koszty kwalifikowane finansowane z dotacji będą traktowane tylko te, które zostaną poniesione od dnia podpisania umowy. Koszty poniesione w terminie przed podpisaniem umowy mogą stanowić jedynie koszty własne.
- Do przeprowadzenia konkursów oraz rozpatrywania ofert na dotacje z budżetu Gminy powołane zostaną, Zarządzeniem Burmistrza Lipian, komisje konkursowe.
- Terminy składania ofert oraz terminy ich rozpatrzenia przez komisje konkursowe zostaną podane w ogłoszeniu Burmistrza Lipian o konkursie ofert na dotacje z budżetu Gminy. Informacje o ogłoszeniu konkursu zostaną zamieszczone na stronie www.lipiany.pl, www.bip.lipiany.pl, na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego
w Lipianach oraz w dzienniku lokalnym.
i nie działające w celu osiągnięcia zysku, będące: a) osobami prawnymi, b) jednostkami nie posiadającymi osobowości prawnej utworzonymi na podstawie przepisów ustaw i mogącymi zgodnie z tymi ustawami ubiegać się o dotacje. · osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, · stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. 8. Przyznanie dotacji ma miejsce tylko w przypadku, wniesienia przez Dotowanego nie mniej niż 5 % wkładu własnego finansowego lub niefinansowego wkładu własnego (osobowego lub rzeczowego).
Poprzez pojęcie: · wkładu własnego finansowego - należy rozumieć niestanowiące dotacji, zaangażowane w realizację zadania środki, których dysponentem jest organizacja, · niefinansowego wkładu własnego osobowego (wolontariat) - należy rozumieć, odpowiadające świadczeniu pracy na rzecz realizowanego zadania, udokumentowane ochotnicze i bez wynagrodzenia, świadczenie członka organizacji lub wolontariusza na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, · niefinansowego wkładu własnego rzeczowego – należy rozumieć nie powodujące kosztów finansowych organizacji, udokumentowane wykorzystane na potrzeby realizacji zadania: zasoby rzeczowe organizacji lub Partnera. II. Oferta realizacji zadania publicznego. 1. Oferta konkursowa powinna być złożona kompletna i sporządzona zgodnie
z załącznikiem nr 1 do niniejszych Zasad. Druk oferty należy pobrać ze strony internetowej:www.bip.lipiany.pl i wypełnić najlepiej elektronicznie (na komputerze), w formacie i wzorze takim, w jakim został umieszczony na stronie. Oferta powinna zawierać: · szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji, · termin i miejsce realizacji zadania publicznego, · kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego, · informację o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę w zakresie którego dotyczy zadanie, · informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych (wykwalifikowana
i doświadczona kadra) zapewniających wykonanie zadania, · informację o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł, · deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania. 2. Do oferty konkursowej należy dołączyć: · aktualny odpis z KRS lub innego rejestru dla podmiotów, które nie podlegają obowiązkowi wpisu do KRS (odpisy będą podlegały weryfikacji), · aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzających odpowiednio,
że Dotowany nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (ważność zaświadczeń do 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert), · oświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami na rzecz budżetu Gminy (zgodnie
z załącznikiem nr 2 do niniejszych Zasad - ważność oświadczenia do 3 miesięcy, oświadczenie będzie podlegało weryfikacji), · sprawozdanie merytoryczne i finansowe tj.: bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, · umowę partnerską lub oświadczenie Partnera określające jego wkład finansowy lub niefinansowy w zadanie (w przypadku wskazania Partnera biorącego udział
w realizacji zadania). Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione zgodnie ze statutem
i KRS (innym rejestrem). Podpisy muszą być czytelne i opatrzone pieczęcią imienną lub drukowanymi literami (nie wystarczy parafowanie dokumentu). Wszelkie dokumenty powinny być złożone w postaci oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem i podpisane przez uprawnione osoby zgodnie ze statutem i KRS (innym rejestrem). 3. Ofertę konkursową na realizację zadania należy złożyć: a. w zamkniętej kopercie, b. z adnotacją KONKURS NA DOTACJE 2010 wraz z nazwą zadania, którego dotyczy konkurs oraz z klauzulą „NIE OTWIERAĆ”, c. w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia ukazania się ogłoszenia na stronie www.lipiany.pl, www.bip.lipiany.pl, na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Lipianach oraz w dzienniku lokalnym. d. w siedzibie Urzędu Miejskiego w Lipianach – w Sekretariacie pok. nr 18
ul. Plac Wolności 1 lub przesłać pocztą na adres Urzędu Miejskiego. O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu do Urzędu Miejskiego. Przykładowy opis koperty:
|
Stowarzyszenie XXXXX
ul. Xxxxxxx
XX-XXX Lipiany Urząd Miejski w Lipianach,
ul. Plac Wolności 1
KONKURS NA DOTACJE 2010 zadanie: ………………….. - NIE OTWIERAĆ - |
o dotację w ramach zadania rozpatrywanego przez tę komisję - co członkowie komisji poświadczają pisemnym oświadczeniem zgodnie z załącznikiem nr 8. 2. W pierwszym etapie komisja konkursowa: a. otwiera koperty z ofertami, b. stwierdza liczbę złożonych ofert w danym zadaniu, c. ustala, które z ofert spełniają wymagane warunki formalne zgodnie z kartą oceny wniosku (załącznik nr 3), uwzględniając kryteria formalne obowiązkowe i możliwe do uzupełnienia, d. odrzuca oferty niespełniające warunków formalnych obowiązkowych zgodnie z kartą oceny wniosku (załącznik nr 3), e. wzywa do uzupełnienia w ciągu 3 dni kryteriów możliwych do uzupełnienia, takich jak: · brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem wymaganych załączników, · brak daty i odpowiednich podpisów osób uprawnionych przy potwierdzeniu
za zgodność z oryginałem wymaganych załączników, · brak któregoś z załączników dotyczących sprawozdania merytorycznego
i finansowego za rok 2008. f. w terminie do 10 dni roboczych od dnia otwarcia kopert publikuje na www.lipiany.pl lub www.bip.lipiany.pl listę zawierającą oferty ocenione pozytywnie i oferty odrzucone ze względu na nie spełnienie wymogów formalnych, podając ich przyczynę. 3. W drugim etapie konkursu komisja konkursowa: a. analizuje merytoryczną zawartość ofert na podstawie karty oceny wniosku stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszych Zasad, b. wybiera oferty najkorzystniejsze i decyduje o wysokości środków przyznanych
na realizację zadania Gminy zgodnie z procedurą zawartą w pkt. od 4 do 7. 4. Wnioski będą analizowane i oceniane przez komisję konkursową pod względem formalnym
i spełnienia wymogów stawianych wobec podmiotów ubiegających się o dotacje oraz pod względem merytorycznym na podstawie Karty oceny wniosku w konkursie na realizację zadań własnych gminy w 2010r., stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszych Zasad.
W ramach tej oceny komisja dysponuje maksymalnie 160 punktami. Za najkorzystniejsze uznaje się oferty, które otrzymały kolejno największą liczbę punktów. 5. Na podstawie rankingu najlepiej ocenionych wniosków sporządza się listę Dotowanych
z wysokością środków przyznanych na realizację zadania Gminy. Listę tę sporządza się do wyczerpania środków, uchwalonych w budżecie Gminy na rok 2010, w danym zadaniu. 6. W przypadku przyznania dotacji szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone
w umowie na wykonanie zadania publicznego, której integralną część stanowi oferta. 7. W przypadku przyznania dotacji mniejszej niż wnioskowana, Dotowany dokonuje korekty oferty polegającej na dostosowaniu zakresu merytorycznego oraz finansowego zadania
do realnie przyznanej dotacji. Korektę sporządza się zgodnie z załącznikiem nr 4 Zasad „Protokół uzgodnień”. Protokół uzgodnień jest zatwierdzany przez członków komisji konkursowej oraz Dotowanego i stanowi wraz z ofertą integralną cześć umowy. IV. Procedura informowania o wynikach konkursu oraz wysokości przyznanej dotacji. 1. Z przebiegu konkursu sporządza się protokół, który stanowi integralną część dokumentacji. 2. Protokół, o którym mowa, zawiera: · imiona i nazwiska członków komisji konkursowej, · liczbę zgłoszonych ofert, w tym ofert spełniających warunki określone w niniejszych Zasadach oraz ofert odrzuconych, · wskazanie ofert najkorzystniejszych, z uwzględnieniem kwot przyznanych dotacji oraz ustosunkowaniem się do spełnienia przez oferenta wymogów, · wzmiankę o odczytaniu protokołu, · podpisy członków komisji konkursowej, · karty oceny projektu jako załącznik do protokołu. 3. Na podstawie protokołu sporządza się informację o wynikach konkursu zawierającą: nazwę podmiotu, informację o przyznaniu dotacji lub nieprzyznaniu dotacji, nazwę zadania, kwotę przyznanej dotacji. 4. Protokół wraz z informacją o wynikach konkursu przedstawia się do zatwierdzenia Burmistrzowi Lipian. 5. Zatwierdzone przez Burmistrza Lipian wyniki konkursu ogłasza się poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Lipianach w terminie do 15 dni od dnia zakończenia postępowania konkursowego oraz na www.lipiany.pl i stronach www.bip.lipiany.pl. V. Zasady rozliczania dotacji. A: Ogólne zasady rozliczania: 1. Zgodnie z zawartą umową (wsparcie lub powierzenie) realizacji zadania zleconego w ramach otwartego konkursu ofert, Dotowany jest zobowiązany do wykorzystania środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową, a w szczególności zgodnie z ofertą lub protokołem uzgodnień, które stanowią jej integralną część. 2. Ze środków budżetu Gminy Lipiany pokrywane będą jedynie niezbędne koszty związane BEZPOŚREDNIO z realizacją zadania, w tym m. in.: a) koszty osobowe zarządzania i obsługi projektu (w tym, np.: kierowanie projektem, koordynacja, księgowość – jednakże w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu, jak również osób zatrudnionych specjalnie na potrzeby projektu. (Uwaga: fakt ten należy potwierdzić odpowiednimi listami obecności oraz kartami czasu pracy dokumentującymi wykonywane czynności), b) koszty ponoszone w związku z pracą osób merytorycznie zaangażowanych
w realizację projektu (w tym, np.: trenerów, ekspertów, specjalistów realizujących zadania
– jednakże w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu,
jak również osób zatrudnionych specjalnie na potrzeby projektu potwierdzone odpowiednią umową, kartami doradczymi, listami obecności, itp.), c) koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu (w tym, np. materiały szkoleniowe, wynajem sali, wynajem niezbędnego sprzętu, przewóz osób, zakwaterowanie, wyżywienie, zakup sprzętu i wyposażenia nie będącego środkiem trwałym), d) koszty funkcjonowania organizacji związane ściśle z realizacją projektu – w stosownej części, przypadającej na dany projekt (w tym, np. opłaty za telefon/faks, opłaty pocztowe, czynsz, CO – potwierdzone odpowiednim wydzieleniem tych kosztów na potrzeby projektu w taki sposób, który umożliwia ich identyfikację), e) wyjazdy służbowe osób zaangażowanych w realizację projektu, f) wydatki związane z działaniami promocyjnymi projektu (w tym, m. in. plakaty, ulotki, ogłoszenia prasowe itp. Uwaga – materiały te w szczególności powinny zawierać informacje wskazane w pkt. B-4.1 tego rozdziału), g) podatek VAT (pod warunkiem, gdy w żaden sposób nie będzie mógł zostać odzyskany przez Dotowanego. Sama możliwość odzyskania podatku VAT dyskwalifikuje taki wydatek jako koszt kwalifikowany). 3. Do wydatków, które nie mogą być finansowane, należą wydatki nie odnoszące się jednoznacznie do projektu, w tym m. in.: a) zakup nieruchomości, b) rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań, c) odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań, d) wydatki już finansowane z innych źródeł niż określone przez Dotowanego, e) nagrody dla pracowników, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej. 4 Konsekwencją rażących uchybień w realizacji zapisów umowy, a w szczególności
w wydatkowaniu i rozliczaniu dotacji, na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych, może być zwrot części lub całości przyznanej dotacji wraz z odsetkami za każdy dzień zwłoki, w wysokości określonej, jak dla zaległości podatkowych, licząc od daty przekazania środków. B: Dowody realizacji zadania. 1. Realizację zadania dokumentuje się poprzez dowody: · Księgowo-finansowe – dokumentujące wydatkowanie środków pochodzących
z dotacji oraz wkładu własnego finansowego, · Umowy Partnerskie, Porozumienia Wolontariackie, Oświadczenia Partnera
– dokumentujące wkład własny niefinansowy rzeczowy lub osobowy, · Materiały dokumentujące merytoryczne działania oraz rezultaty tych działań. Księgowo-finansowe: 2. Wszystkie dowody księgowe wydatków finansowych poniesionych z dotacji muszą zostać wystawione w okresie realizacji zadania zgodnie z umową (nie wcześniej niż od daty zawarcia umowy i nie później niż do daty zakończenia realizacji zadania). Dowody księgowe powinny być rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem. 2.1 Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią Dotowanego oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: · z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta, · w ramach jakiego projektu została wydatkowana i zgodnie z jaką umową, · jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności zgodnie z harmonogramem projektu, · informację o zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych, · odpowiednie dla Dotowanego zapisy księgowe potwierdzające zaksięgowanie dokumentu. Przykładowy opis: „Kwotę 100,00 zł wydatkowano z dotacji Urzędu Miejskiego w Lipianach
w ramach realizacji projektu pn.: „Zielona Szkoła”, zgodnie z umową Nr 3 z dnia 15.01.2008 r. Środki wydatkowano na realizację działania 6.2 projektu: przewóz osób w ramach wycieczki do Krakowa. Wydatek zrealizowano zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych art. ..”
Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za realizację projektu oraz zatwierdzona przez osoby odpowiedzialne za sprawy finansowe Dotowanego, zgodnie z jej wewnętrznymi zasadami zatwierdzania dokumentacji finansowej w organizacji. Umowy Partnerskie, Porozumienia Wolontariackie, Oświadczenia Partnera: 3. Wkład własny niefinansowy (osobowy lub rzeczowy) zaangażowany w realizację zadania może być wkładem realizującego zadanie lub jego Partnera i może zostać rozliczony tylko na podstawie: a. umowy użyczenia (wkład rzeczowy), b. oświadczenia Dotowanego o wykorzystywanych w realizacji zadania zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną (wkład rzeczowy), c. umowy partnerskiej (wkład rzeczowy i osobowy), d. porozumienia wolontariackiego (wkład osobowy), wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszych Zasad, e. oświadczenia osoby wykonującej usługi na rzecz Dotowanego wraz
z aktualną wyceną świadczonych usług potwierdzone przez wykonawcę
i Dotowanego (wkład osobowy), Każdy z w/w dokumentów (umowa, oświadczenie) może dotyczyć tylko jednego projektu
i zawierać dokładne dane dot. daty zawarcia/wystawienia, numeru dokumentu, rodzaju
i zakresu wsparcia w realizacji zadania, wartości wnoszonego wkładu rzeczowego, danych pozwalających na identyfikację Partnera (np. NIP, KRS, REGON). Dokumenty muszą podpisać osoby do tego uprawnione. Materiały dokumentujące merytoryczne działania oraz rezultaty tych działań: 4. Działania merytoryczne odzwierciedlające harmonogram projektu oraz rezultaty zadeklarowane w ofercie lub protokole uzgodnień należy dokumentować poprzez: · Listy obecności potwierdzone przez uczestnika własnoręcznym podpisem, notatki
ze spotkań, harmonogramy szkoleń, seminariów, zajęć, wycieczek, oświadczenia
o odbiorze nagród, korzystaniu z noclegu, przewozu osób, itp., · Strony internetowe, prezentacje komputerowe, zdjęcia, filmy itp., · Ulotki, plakaty, roll-up, gadżety marketingowe itp., · Artykuły prasowe, internetowe, audycje radiowe i TV. 4.1 Materiały dokumentujące merytoryczne działania winny posiadać informację o nazwie realizowanego projektu, podmiocie realizującym projekt oraz informację: „Projekt finansowany przy udziale środków Urzędu Miejskiego w Lipianach”. C: Sprawozdanie. 1. Sprawozdanie składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą na adres Urzędu Miejskiego w Lipianach, na załączonym do umowy druku Sprawozdania
z realizacji zadania (zgodnie z załącznikiem nr 7 do niniejszych Zasad), w terminie określonym w umowie. W przypadku nie przedłożenia sprawozdania końcowego w terminie określonym
w umowie, Dotowany zobowiązany jest do zwrotu dotacji w całości, wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych (licząc od dnia przekazania środków z budżetu, patrz pkt. „D: Zwrot dotacji, rozwiązanie umowy, kontrola realizacji zadania”). 2. Sprawozdanie podzielone jest na dwie części: merytoryczną (opisową) i finansową. Opis musi zawierać szczegółowe informacje o zrealizowanych działaniach, zgodnie z ich układem zawartym w ofercie lub Protokołem uzgodnień, które były podstawą przygotowania umowy.
W opisie konieczne jest uwzględnienie m.in. wszystkich planowanych działań, zakresu w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji (zarówno
w zakresie, jak i harmonogramie realizacji zadań). Dodatkowo, w opisie należy uwzględnić informację o wskaźnikach odpowiadających osiągniętym rezultatom realizacji zadania. 3. Zgodnie z umową, pozycja wydatków finansowana z dotacji wykazana w sprawozdaniu, zostanie uznana za zgodną z kosztorysem, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie lub zmniejszenie o więcej niż 5%. Oznacza to, że jeżeli Dotowany wygeneruje oszczędności w wydatkowaniu dotacji w danej pozycji, może dokonać przesunięcia nie powodującego jej zwiększenia lub zmniejszenia o więcej niż 5% wartości tej pozycji, wynikającej z kosztorysu. 4. Dotowany jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym wskazanym
w umowie i w kosztorysie stanowiącym załącznik do umowy, a wielkością przyznanej dotacji. W trakcie realizacji zadania stosunek środków własnych do dotacji nie może co do zasady ulec zmniejszeniu. Jednocześnie nie ma żadnych ograniczeń co do podniesienia, zaangażowanych w zadanie, środków własnych. 5. Do sprawozdania należy załączyć: a. kserokopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem i podpisane przez uprawnione osoby) wszystkich faktur/rachunków/umów/porozumień/oświadczeń/innych dokumentów, które zostały opłacone w całości lub części ze środków pochodzących
z dotacji. W celu czytelnej identyfikacji poniesionych kosztów oraz dowodów potwierdzających ich wydatkowanie pozycje kosztorysu zamieszczone w ofercie, powinny być odpowiednio odzwierciedlone w pozycjach kosztorysu, zawartych
w sprawozdaniu oraz analogicznie – w zestawieniu faktur i rachunków, b. kopię dowodu wpłaty (przelewu) niewykorzystanej kwoty dotacji na konto Dotującego, c. dodatkowe materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również dokumentować konieczne działania prawne (kopie umów cywilno-prawnych), kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych). UWAGA: Oryginały wszystkich faktur, rachunków, umów, porozumień, oświadczeń i innych dokumentów, które dokumentują wkład własny finansowy i niefinansowy należy okazać na żądanie Dotującego. D: Zwrot dotacji, rozwiązanie umowy, kontrola realizacji zadania.
- Dotowany musi zwrócić niewykorzystaną część dotacji przed złożeniem sprawozdania
z wykonania zadania, bez wezwania Dotującego do jej zwrotu, w terminie określonym
w umowie nie później niż 15 dni od zakończenia realizacji zadania. Ewentualnie niewykorzystane środki otrzymane z budżetu Gminy na realizację zadania, Dotowany jest zobowiązany przekazać na wskazany w umowie rachunek bankowy lub wpłacić do kasy Urzędu Miejskiego z dopiskiem „Zwrot niewykorzystanych środków z umowy Nr …, z dnia …”.
- Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonywanie umowy.
- W przypadku rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron, skutki finansowe oraz ewentualny zwrot środków finansowych, strony określą w sporządzonym na tę okoliczność protokole.
w przypadku: a) wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, b) nieterminowego lub nienależytego wykonywania umowy, w tym w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania, stwierdzonego na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych, c) przekazania przez Dotowanego części lub całości dotacji osobie trzeciej, pomimo, iż nie przewiduje tego umowa, d) odmowy poddania się kontroli przez Dotującego, bądź w terminie określonym przez Dotującego, nie doprowadzenie do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 5. Rozwiązując umowę, Dotujący określi kwotę dotacji podlegającej zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, o których mowa powyżej, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji Dotowanemu, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer konta, na które należy dokonać wpłaty. 6. Kontrola wykonania całości zadania może zostać przeprowadzona także, po zakończeniu jego realizacji. Załączniki: 1. Oferta organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/jednostki organizacyjnej* realizacji zadania publicznego, 2. Oświadczenie o niezaleganiu z płatnościami, 3. Karta oceny wniosku w konkursie na realizację zadań własnych gminy w 2010 r., 4. Protokół uzgodnień do oferty, 5. Wzór Porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych, 6. Sprawozdanie częściowe/końcowe z wykonania zadania publicznego, 7. Oświadczenie członka komisji. Załącznik nr 1 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. ......................................................... ............................................... (pieczęć organizacji pozarządowej* (data i miejsce złożenia oferty) /podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) OFERTA ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ*/ PODMIOTU*/JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ* REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO .................................................................................................................................... (proszę podać pełną nazwę obszaru oraz działania) w okresie od ..................................... do ...................................................... składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.) W FORMIE POWIERZENIA WYKONYWANIA ZADANIA* WSPIERANIA WYKONANIA ZADANIA* PRZEZ Burmistrza Lipian WRAZ Z WNIOSKIEM O PRZYZNANIE DOTACJI ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH W KWOCIE ............................................................................... I. Dane na temat organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej* 1) pełna nazwa: ........................................................................................................................................ 2) forma prawna: ........................................................................................................................................ 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym rejestrze* ......................................................................................... 4) data wpisu , rejestracji lub utworzenia .......................................................................................... 5) nr NIP _ _ _ - _ _ - _ _ - _ _ _ nr REGON _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6) dokładny adres: miejscowość .................................................ul. ............................................................ gmina ......................................................., powiat ………….......................................... województwo......................................................... 7) tel. ....................................................................... faks.............................................. e-mail: ...................................................... http:// ………................................................ 8) nazwa banku i numer rachunku ………………………….................................................................................................... ........................................................................................................................................ 9) nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania publicznego ........................................................................................................................................ …………………………………………………………………………………….................... 10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki bezpośrednio wykonującej zadanie, o którym mowa w ofercie ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu kontaktowego) ........................................................................................................................................ 12) przedmiot działalności statutowej:
| a) działalność statutowa nieodpłatna b) działalność statutowa odpłatna |
z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów/.
| Lp. |
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) |
Ilość jednostek | Koszt jednostkowy | Rodzaj miary | Koszt całkowity (w zł) |
Z tego z wnioskowanej dotacji (w zł) |
Z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* |
| 2. | |||||||
| 3. | |||||||
| Ogółem | |||||||
| Źródło finansowania | Zł | % |
| Wnioskowana kwota dotacji | ||
| Finansowe środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów* | ||
| Ogółem | ||
| 100% |
| Lp. | Sponsor/dotujący | Kwota (w zł) |
| OGÓŁEM | ||
| Wkład własny rzeczowy (nie finansowy) | ||||||
| Lp. | Rodzaj wkładu rzeczowego | Ilość jednostek | Koszt za jednostkę | Rodzaj jednostki | Wycena (zł) | |
| OGÓŁEM WKŁAD RZECZOWY | ||||||
| Wkład własny osobowy (wolontariat) | ||||||
| Lp. | Rodzaj wkładu osobowego | Ilość jednostek | Koszt za jednostkę | Rodzaj jednostki | Wycena (zł) | |
| OGÓŁEM WKŁAD OSOBOWY | ||||||
| Ogółem wkład własny niefinansowy (rzeczowy + osobowy) | ||||||
|
Udział wkładu własnego nie finansowego do kosztu całkowitego finansowego zadania |
% | |||||
o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadań oraz o kwalifikacjach wolontariuszy/. 3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań podobnego rodzaju /ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną/.
z podwykonawców /określenie rodzaju podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania/.
w imieniu organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*) Załączniki i ewentualne referencje: 1. Aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących. 2. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, 3. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, 4. Oświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami wobec budżetu gminy Lipiany 5. Sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok 2009 /bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, sprawozdanie merytoryczne/, 6. Umowa partnerska lub oświadczenie Partnera /w przypadku wskazania w pkt V.1. Partnera/.* 7...................................................................................................................................... 8...................................................................................................................................... Poświadczenie złożenia oferty
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. Lipiany, dn. .......................................... ........................................................... pieczęć organizacji pozarządowej*/podmiotu*/ jednostki organizacyjnej OŚWIADCZENIE O NIE ZALEGANIU Z PŁATNOŚCIAMI Zarząd .........................................................................................................................................
z siedzibą w .................................................................................................................................
w związku z ubieganiem się o dotację z budżetu Gminy Lipiany na realizację zadania w roku 2010 oświadcza, iż nie zalegam z żadnymi opłatami w stosunku do budżetu gminy Lipiany. Niniejsze oświadczenie, przedkłada się jako załącznik do oferty-wniosku na dotację z budżetu Gminy Lipiany. Za Zarząd: Załącznik nr 3 do Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. Karta oceny wniosku w konkursie na realizację zadań własnych gminy w 2010 r., W zadaniu: ………………………………………………... …… Nr ……………….
| Nazwa podmiotu: | |||
| Nazwa zadania (pkt. II.1 oferty): | |||
| Nr działania w ramach zadania: | |||
| Wnioskowana kwota dotacji: | |||
| A: KRYTERIA OCENY FORMALNEJ – OBLIGATORYJNE | |||
| I. Poprawność przedłożonej oferty: | TAK | NIE | |
| 1. | Czy oferta wpłynęła w terminie? | ? | ? |
| 2. | Czy wniosek został prawidłowo w całości wypełniony? | ? | ? |
| 3. |
Czy wniosek jest podpisany przez uprawnione osoby zgodnie ze statutem? |
? | ? |
| 4. |
Czy dołączono wypis lub kopię - potwierdzoną za zgodność z oryginałem z rejestru KRS lub innego rejestru? |
? | ? |
| 5. |
Czy dołączono zaświadczenie lub kopię - potwierdzoną za zgodność z oryginałem Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu oferenta z płatnościami? (ważny 3 m-ce) |
? | ? |
| 6. |
Czy dołączono zaświadczenie lub kopię - potwierdzoną za zgodność z oryginałem, z ZUS o nie zaleganiu oferenta z płatnościami? (ważny 3 m-ce) |
? | ? |
| 7. |
Czy dołączono oświadczenie o nie zaleganiu z płatnościami na rzecz budżetu Gminy? (ważny 3 m-ce) |
? | ? |
| 8. | Czy dołączono sprawozdanie merytoryczne i finansowe tj.: bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, (nie obowiązuje to podmiotów, które powstały w roku 2009) | ? | ? |
| II. Zgodność oferty z zasadami „Programu współpracy gminy Gminy Lipiany z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2010”: | |||
| 1. | Czy oferta dotyczy zadania, wymienionego w „Programie…” oraz w ogłoszeniu Burmistrza Lipian i czy została złożona do odpowiedniego konkursu? | ? | ? |
| 2. |
Czy organizacja wykazuje wkład własny finansowy (min. 5% całości zadania) (pkt. III oferty – ostatnia kolumna) lub niefinansowy: wkład własny osobowy lub rzeczowy (min. 5% całości zadania) (pkt. IV.3 oferty)? |
? | |
| Oferta spełniła wymogi formalne (wszystkie odpowiedzi TAK) | ? | ? | |
|
B: KRYTERIA OCENY MERYTORYCZNEJ (rozpatrywane w przypadku spełnienia wymogów formalnych) |
||||||
| I. Skuteczność i celowość realizacji: | Liczba punktów do dyspozycji komisji | Liczba przyznanych punktów | ||||
| 1.1 |
Czy przedstawione zadanie:
· zaspokaja konkretnie określone potrzeby społeczności lokalnej,
· jest niezbędne do realizacji z punktu widzenia społeczności lokalnej,
· jest jedynym tego typu realizowanym w danej dzielnicy?
Czy określono wskaźniki (liczbowe) wskazujące realne rezultaty realizacji zadania?
W jakim stopniu po zakończeniu realizacji zadania, może ono być kontynuowane i czy będzie można wykorzystać w jakiś sposób jego rezultaty. |
w zależności od odpowiedzi na poszczególne pytania od 0 do 50 | ||||
| II. Współrealizacja zadania: | Liczba punktów do dyspozycji komisji | Liczba przyznanych punktów | ||||
| 2.1 | Jaki jest deklarowany udział środków własnych finansowych Dotowanego zaangażowany w realizację zadania? | 5% = 0 do 30% = 10 od 31% do 50% = 15 powyżej 50% = 20 | ||||
| 2.2 | Czy środki własne finansowe są środkami pozyskanymi przez podmiot w ramach konkursu innej instytucji nie finansowanej z budżetu Gminy? | Tak, organizacja będzie współfinansować zadanie z takich środków, które już posiada = 10 Tak, organizacja będzie współfinansować zadanie z takich środków, o które wystąpi w najbliższym okresie = 5 Nie = 0 | ||||
| 2.3. | Jaki jest deklarowany udział środków własnych niefinansowych (wolontariat + rzeczowy) Dotowanego zaangażowany w realizację zadania? | 5% = 0 do 30% = 5 od 31% do 50% =10 powyżej 50% =15 | ||||
| 2.4 | Czy w ramach zadania będą pobierane opłaty od uczestników? | Tak = 0 Nie = 10 | ||||
| III. Partnerzy: | Liczba punktów do dyspozycji komisji | Liczba przyznanych punktów | ||||
| 3.1 | Czy do realizacji zadania zaangażowano Partnerów i czy udokumentowano Partnerstwo umową z Partnerem lub oświadczeniem Partnera o współpracy? | brak = 0 1 partner =10 2 partnerów =20 więcej niż 2 =30 | ||||
| IV. Doświadczenie: | Liczba punktów do dyspozycji komisji | Liczba przyznanych punktów | ||||
| 4.1 | Dotychczasowe doświadczenie Dotowanego w zakresie realizowanego zadania: |
a)wnioskodawca nie realizował nigdy zadania =0 b)wnioskodawca realizuje zadanie od roku = 3 c)wnioskodawca realizuje zadanie 2 lat i więcej =5 |
||||
| 4.2 | Na ile posiadana baza własna lub Partnera, zaplecze kadrowo-rzeczowe umożliwiają realizację zadania? |
a)kadra, niezbędna do realizacji zadania = od 0-10 b)wyposażenie, sprzęt służący realizacji zadania = do 0-10 |
||||
| Suma punktów oceny merytorycznej | do 160 pkt. | |||||
| SUMA PUNKTÓW | Liczba przyznanych punktów | |
| A. | SPEŁNIONO KRYTERIA OCENY FORMALNEJ | ?TAK ?NIE |
| B. |
SUMA PUNKTÓW |
|
Podpisy Członków Komisji: Załącznik nr 4 do
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. PROTOKÓŁ UZGODNIEŃ do oferty nr …….. w zadaniu: ………………………………………………………………… zawarty w dniu: ……………………………………………… W związku z przyznaniem dotacji dla ……………………………………………………………………… w wysokości …………………………………… na realizację zadania pn.: ……………………………………………………………………………………. ustala się: 1. Termin realizacji zadania od ………………….. do ………………….. 2. Harmonogram planowanych działań /z podaniem terminów ich rozpoczęcia
i zakończenia/ wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów/.
| Lp. |
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) |
Ilość jednostek | Koszt jednostkowy | Rodzaj miary | Koszt całkowity (w zł) |
Z tego z wnioskowanej dotacji (w zł) |
Z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* |
| 2. | |||||||
| 3. | |||||||
| Ogółem | |||||||
| Źródło finansowania | Zł | % |
| Wnioskowana kwota dotacji | ||
| Finansowe środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów* |
||
| Ogółem | ||
| 100% |
| Lp. | Sponsor/dotujący | Kwota (w zł) |
| OGÓŁEM | ||
| Wkład własny rzeczowy (nie finansowy) | ||||||
| Lp. | Rodzaj wkładu rzeczowego | Ilość jednostek | Koszt za jednostkę | Rodzaj jednostki | Wycena (zł) | |
| OGÓŁEM WKŁAD RZECZOWY | ||||||
| Wkład własny osobowy (wolontariat) | ||||||
| Lp. | Rodzaj wkładu osobowego | Ilość jednostek | Koszt za jednostkę | Rodzaj jednostki | Wycena (zł) | |
| OGÓŁEM WKŁAD OSOBOWY | ||||||
| Ogółem wkład własny niefinansowy (rzeczowy + osobowy) | ||||||
|
Udział wkładu własnego nie finansowego do kosztu całkowitego finansowego zadania |
% | |||||
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy i powiatu w 2010 r. -WZÓR- POROZUMIENIE O WYKONYWANIU ŚWIADCZEŃ WOLONTARYSTYCZNYCH[1] zawarte w dniu ....................................... w …………................................. pomiędzy : ..................................................................................................................................... z siedzibą w ..................................................., KRS nr ……….................., reprezentowanym przez ............................................................................................................... zwanym dalej Korzystającym, a .............................................. legitymującym się dowodem osobistym nr ....................., PESEL ................................, zamieszkałym ............................................................, zwanym dalej Wolontariuszem. Wstęp Korzystający oświadcza, że jest podmiotem na rzecz którego zgodnie z art. 42 ust. 1 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm..) mogą być wykonywane świadczenia przez wolontariuszy. Wolontariusz oświadcza, że posiada kwalifikacje i spełnia wymagania niezbędne do wykonywania powierzonych niżej czynności. Mając na względzie ideę wolontariatu, u podstaw której stoi dobrowolne, bezpłatne wykonywanie czynności, a także biorąc pod uwagę charytatywny, pomocniczy i uzupełniający charakter wykonywanych przez wolontariuszy świadczeń Strony porozumienia uzgadniają, co następuje: § 1 1. Korzystający powierza wykonywanie Wolontariuszowi, a Wolontariusz dobrowolnie podejmuje się wykonania na rzecz Korzystającego następujących czynności: ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 2. Czynności, o których mowa wyżej będą wykonywane w obecności[2] ...................
w następujący sposób: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ § 2 1. Strony Umowy uzgadniają, że czynności określone w § 1 będą wykonywane
w okresie od ....................... do ....................... . 2. Miejscem wykonywania czynności będzie ............................................................... § 3 Z uwagi na charakter i ideę wolontariatu: 1. Wolontariusz jest obowiązany wykonywać uzgodnione czynności osobiście. 2. Wolontariusz za swoje czynności nie otrzyma wynagrodzenia. § 4[3] 1. Korzystający zobowiązuje się zapewnić Wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania przez niego świadczeń. 2. Korzystający na czas wykonywania świadczeń przekazuje Wolontariuszowi następujące środki ochrony indywidualnej: .................................................................................................................................................................................................................................................................... § 5[4] Korzystający zobowiązuje się pokrywać niezbędne koszty ponoszone przez Wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz Korzystającego
w następujący sposób: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ § 6[5] Korzystający ma obowiązek ubezpieczyć wolontariusza od następstw nieszczęśliwych wypadków. §7[6] Korzystający zapewnia wolontariuszowi ubezpieczenie zdrowotne, w terminie ........ dni od dnia zawarcia porozumienia. §8[7] Korzystający pokrywa, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet Wolontariusza. § 9 Wolontariusz zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku
w wykonywaniem świadczeń na rzecz Korzystającego, a które stanowią tajemnicę Korzystającego. Dotyczy to w szczególności informacji związanych z: a) ................................................................................................................................. b) .................................................................................................................................; c) .................................................................................................................................. § 10 1. Porozumienie może być rozwiązane przez każdą ze Stron za ..... dniowym wypowiedzeniem; 2. Porozumienie może być rozwiązane przez każdą ze Stron bez wypowiedzenia
z ważnych przyczyn. 3. Za ważne przyczyny Strony uznają w szczególności: a) ............................................................................................................................; b) ............................................................................................................................; c) ............................................................................................................................; § 11 Za wyrządzone szkody Strony odpowiadają na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym. § 12 W sprawach nieuregulowanych przepisami Ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie lub niniejszym Porozumieniem zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. § 13 Wszelkie zmiany Porozumienia będą dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. § 14 Spory wynikłe ze stosowania umowy rozstrzyga Sąd powszechny w trybie postępowania cywilnego. § 15 1. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron; 2. Wolontariusz może w każdym czasie domagać się wydania przez Korzystającego pisemnego zaświadczenia o wykonaniu świadczeń przez Wolontariusza. Zaświadczenie to powinno zawierać informację o zakresie wykonywanych świadczeń. Korzystający: Wolontariusz: SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE*/KOŃCOWE*) z wykonania zadania publicznego ......................................................... (proszę podać pełną nazwę obszaru oraz działania) w okresie od ........... do ............, określonego w umowie nr .............., zawartej w dniu .............................................................., pomiędzy Burmistrzem Lipian a …………………………................................................................... (nazwa organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) Data złożenia sprawozdania: ..................... Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli nie
– dlaczego?
| Lp. | Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) | Całość zadania (zgodnie z umową) | Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* | Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania | ||||||
| koszt | ||||||||||
| z tego z dotacji |
z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* |
koszt całkowity | z tego z dotacji |
z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* |
koszt całkowity | z tego z dotacji |
z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* |
|||
| 1. | ||||||||||
| 2. | ||||||||||
| 3. | ||||||||||
| Ogółem | ||||||||||
| Źródło finansowania | Całość zadania (zgodnie z umową) | Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* | Bieżący okres sprawozdawczy – w przypadku sprawozdania końcowego – za okres realizacji zadania | |||
| zł | ||||||
| % | zł | % | zł | % | ||
| Koszty pokryte z dotacji | ||||||
| Koszty pokryte z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów * | ||||||
| Ogółem: | ||||||
| 100% | 100% | 100% | ||||
| Wkład własny rzeczowy (nie finansowy) | ||||||
| Lp. | Nr dokumentu potwierdzającego/rodzaj wkładu rzeczowego | Ilość jednostek | Koszt za jednostkę | Rodzaj jednostki | Wycena (zł) | |
| OGÓŁEM WKŁAD RZECZOWY | ||||||
| Wkład własny osobowy (wolontariat) | ||||||
| Lp. |
Nr porozumienia wolontariackiego /rodzaj wkładu osobowego |
Ilość jednostek | Koszt za jednostkę | Rodzaj jednostki | Wycena (zł) | |
| OGÓŁEM WKŁAD OSOBOWY | ||||||
| Ogółem wkład własny niefinansowy (rzeczowy + osobowy) | ||||||
|
Udział wkładu własnego nie finansowego do kosztu całkowitego finansowego zadania |
% | |||||
| Lp. | Numer dokumentu księgowego | Numer pozycji kosztorysu | Data | Nazwa wydatku | Kwota (zł) | Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) | Z tego ze środków własnych (zł) |
| 1. | |||||||
| 2. | |||||||
| 3. | |||||||
| 4. | |||||||
| 5. | |||||||
| OGÓŁEM | |||||||
i faktycznym, 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione. (pieczęć organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) Poświadczenie złożenia sprawozdania.
Zasad przyznawania i rozliczania dotacji
z budżetu Gminy Lipiany na realizację
zadań własnych gminy w 2010 r. Lipiany, ………….....2010r. Komisja Konkursowa 2010
w zadaniu: ……………………………………………………………….. OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI Imię i nazwisko………………………………………………………………………………………………….
reprezentujący w komisji: ………………………………………………………………………………………... Ja niżej podpisany oświadczam, że nie jestem członkiem podmiotu, który ubiega się
o dotację w ramach zadania rozpatrywanego przez tę komisję. ………………………………………… Data i podpis
[1] Wzór przygotowany w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. Nr 96, poz. 873) [2] Postanowienie fakultatywne [3]Ust. 2 jest postanowieniem obligatoryjnym; na podstawie art. 45 ust. 1, pkt. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [4]Postanowienie obligatoryjne; na podstawie art. 45 ust 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [5]Jeżeli wolontariusz wykonuje świadczenie przez okres nie dłuższy niż 30 dni (na podstawie art. 46 ust, 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). [6]Postanowienie fakultatywne; na podstawie art. 46 ust 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [7] Wolontariusz może, w formie pisemnej, zwolnić Korzystającego w całości lub w części z tych obowiązków
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Agnieszka Kosiorek Data wytworzenia:
18 sty 2010
Osoba dodająca informacje
Agnieszka Kosiorek Data publikacji:
29 sty 2010, godz. 13:41
Osoba aktualizująca informacje
Agnieszka Kosiorek Data aktualizacji:
24 lut 2010, godz. 08:04