Stanowisko do spraw administracyjnych i archiwum zakładowego

Stanowisko ds. spraw administracyjnych i archiwum zakładowego

Do zadań należą:

1) Obsługa centrali telefonicznej.

2) Udzielanie interesantom informacji o pracy urzędu.

3) Udostępnianie interesantom materiałów promocyjnych gminy.

4) Udostępnianie interesantom niezbędnych druków dotyczących zakresu załatwianej sprawy.

5) Kserowanie dokumentów.

6) Skanowanie dokumentów i przekazywanie na skrzynki podawcze.

7) Prowadzenie rejestrów spraw wpływających do urzędu w wersji papierowej.

8) Przygotowanie decyzji administracyjnej w zakresie stypendiów dla uczniów.

9) Zabieganie o środki finansowe na zabezpieczenie potrzeb w zakresie stypendiów dla uczniów oraz na przygotowanie zawodowe.

10) Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji na prace remontowo budowlane  oraz konserwatorskie dla zabytków.

11) Przygotowania projektów planów finansowych w zakresie właściwości.

12) Przygotowania sprawozdań z planów finansowych oraz realizacji planów objętych uchwałami Rady Miejskiej oraz zarządzeniami Burmistrza.

13) W zakresie spraw archiwalnych (jako Archiwista Zakładowy):

a) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych stanowisk urzędu,

b) opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie,

c) udostępnienie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

d) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,

f) dbałość o czystość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami,

g) bieżące archiwowanie dokumentacji zgodnie z przepisami Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych,

h) wykonywanie innych zadań związanych z bieżącym, prawidłowym prowadzeniem archiwum zakładowego.

14) Obsługa zbioru danych osobowych zgodnie z posiadanymi upoważnieniami. 

Metadane - wyciąg z rejestru zmian